交付前先回答五个问题
- 使用者怎样快速认出一条数据？（数据标题与详情）
- 每个角色能看哪些记录、能改哪些字段？（权限）
- 外部的人是新增数据、查询数据，还是补充某一条已有数据？（外部链接）
- 操作完成后，系统怎样告诉对方下一步？（提示与提醒）
- 结果要不要打印、下载或归档？（打印模板）
这五项要分别验收，不能用“表单已经发布”一句话代替。
先定角色，再配范围
| 角色 | 常见数据范围 | 常见编辑范围 |
|---|---|---|
| 应用管理员 | 全部业务数据 | 配置和必要业务字段 |
| 部门负责人 | 本部门或下属数据 | 审核、补充、管理字段 |
| 普通员工 | 本人创建或与本人相关 | 自己负责的字段 |
记录范围和字段范围都要查。页面筛选只是显示方式，不是安全边界；隐藏字段也不等于没有权限。
三类外部链接别混用
- 外部新增：让外部的人提交一条新数据，适合报名、申请、反馈。
- 公开查询：按条件查允许公开的结果，要明确可查字段、显示字段，并防止被逐条遍历。
- 单条数据分享：把某一条已有记录交给指定的人查看或补充，不是新增入口。
实用技巧
- 数据标题用“编码＋名称”组合，列表里一眼能认出是哪条。
- 提交成功页写清结果和下一步，不只显示“提交成功”。
- 临时的提醒规则用完就停用，免得长期重复通知。
- 批量打印前先筛选并确认选中数量，多页 PDF 抽样核对每页对应哪条数据。
最短交付验收
- 记录标题能唯一识别业务。
- 每个角色的数据范围和字段权限，已用真实身份分别登录验证。
- 外部链接类型和业务动作一致。
- 提交提示和提醒没有重复或误导。
- 打印内容、页数和选中数量一致。
常见错误
- 把表单发布当成权限配好了。
- 只用管理员身份测试，没验证普通员工和外部访客。
- PDF 生成了就写成“已归档 / 已送达”。
资料来源：jdy-knowledge《系统交付、权限与外部协作》（《系统交付与权限》课程第 1—8 集学员稿提炼）。
笔记配合视频看效果更好，视频在 B 站「AI企业管理研究员」等平台。